Najważniejsze wnioski
- Obowiązek posiadania świadectwa energetycznego przy najmie mieszkania obowiązuje od 28 kwietnia 2023 r. – każda nowa umowa najmu zawarta po tej dacie wymaga przekazania certyfikatu najemcy przed jej podpisaniem.
- W przypadku wynajmu pokoju, lokalu w budynku wielorodzinnym lub części nieruchomości wymagane jest odrębne świadectwo charakterystyki energetycznej dla konkretnego przedmiotu najmu – certyfikat dla całego budynku nie spełnia tego wymogu.
- Brak przekazania świadectwa najemcy przy zawarciu umowy najmu grozi grzywną do 5 tys. zł orzekaną przez sąd – odpowiedzialność ponosi wyłącznie wynajmujący, niezależnie od tego, czy najmem zarządza agencja nieruchomości.
- Sporządzania świadectwa energetycznego może dokonać wyłącznie osoba uprawniona do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej z numerem nadanym w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej – dokument wystawiony przez osobę spoza rejestru jest nieważny prawnie.
- Posiadanie świadectwa energetycznego chroni właściciela przed sporami z najemcą, bo precyzyjnie dokumentuje parametry zużycia energii w budynku w momencie przekazania lokalu – warto uzyskać pisemne potwierdzenie odbioru kopii przez najemcę.
Czym jest świadectwo energetyczne?
Świadectwo energetyczne, zwane też certyfikatem energetycznym lub świadectwem charakterystyki energetycznej, to dokument określający zapotrzebowanie na energię budynku lub jego części – wyrażone w kWh/m² rocznie. Sporządza je audytor wpisany do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju.
Świadectwo opisuje charakterystykę energetyczną lokalu: ile energii zużywa na ogrzewanie, wentylację, chłodzenie i przygotowanie ciepłej wody. Im niższe zapotrzebowanie na energię, tym tańszy lokal w eksploatacji. Dla najemcy to konkretna informacja o przyszłych rachunkach.
Dokument jest ważny 10 lat. Traci ważność wcześniej, jeśli w budynku przeprowadzono roboty budowlane zmieniające jego charakterystykę energetyczną – np. termomodernizację, wymianę okien czy modernizację systemu ogrzewania.
Chcesz inwestować w nieruchomości z dużym zyskiem i bez stresu? Inwestuj w nieruchomości z pomocą Dobrego Najmu i skorzystaj z usługi zarządzania najmem!
Kliknij tutaj i zarezerwuj bezpłatnie swoje miejsce.
Świadectwo energetyczne a wynajem mieszkania – kiedy przekazać certyfikat energetyczny najemcy?
Obowiązek przekazania świadectwa energetycznego najemcy powstał na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 roku o charakterystyce energetycznej budynków, znowelizowanej przepisami, które weszły w życie 28 kwietnia 2023 roku.
Od tej daty obowiązek przekazania certyfikatu energetycznego obejmuje każdą nową umowę najmu – bez wyjątków. Dotyczy to lokali mieszkalnych, biur, sklepów, lokali usługowych i hal magazynowych. Forma zawarcia umowy nie ma znaczenia: obowiązek dotyczy umów pisemnych, elektronicznych, notarialnych i ustnych.
Właściciel powinien dostarczyć kopii świadectwa przed podpisaniem umowy najmu – najemca musi mieć możliwość zapoznania się z dokumentem przed związaniem się umową.
Jakich form najmu dotyczy obowiązek?
Obowiązek posiadania i przekazania certyfikatu energetycznego obejmuje wszystkie formy najmu:
- najem zwykły – na czas określony i nieokreślony,
- najem okazjonalny – umowa z osobą fizyczną, maksymalnie na 10 lat,
- najem instytucjonalny – umowa z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą,
- najem krótkoterminowy – nawet jeśli trwa kilka dni.
Wynajem pokoju też objęty jest tym obowiązkiem. Świadectwo musi dotyczyć konkretnej wynajmowanej części – nie wystarczy certyfikat dla całego budynku. Każdy pokój traktowany jest odrębnie, nawet jeśli nie jest wyodrębniony w księdze wieczystej.
Co musi zawierać świadectwo charakterystyki energetycznej nieruchomości?
Certyfikat energetyczny sporządzony przez uprawnionego audytora zawiera:
- dane identyfikacyjne budynku lub części budynku,
- charakterystykę energetyczną budynku – wskaźniki EP, EK i EU wyrażone w kWh/m²·rok,
- zapotrzebowanie na energię pierwotną (EP) i końcową (EK),
- klasę energetyczną lokalu w skali od A+ do G,
- zalecenia dotyczące poprawy efektywności energetycznej budynku.
Klasa energetyczna to syntetyczna ocena budynku. Lokal klasy A+ zużywa mniej niż 15 kWh/m²·rok na ogrzewanie. Lokal klasy G – powyżej 300 kWh/m²·rok. Różnica w rocznych kosztach ogrzewania między klasą A a G w mieszkaniu 50 m² może wynosić kilka tysięcy złotych.
Świadectwo energetyczne a aneks do umowy najmu
Tu właściciele najczęściej popełniają błąd. Aneksowanie umowy najmu zawartej po 28 kwietnia 2023 roku wymaga dołączenia certyfikatu energetycznego, jeśli nie został przekazany wcześniej.
Dotyczy to każdego aneksu – nawet jednozdaniowego przedłużenia umowy o rok lub korekty czynszu. W świetle prawa budowlanego i ustawy o charakterystyce energetycznej każdy aneks to moment, w którym należy dopełnić obowiązku przekazania świadectwa.
Wyjątek: automatyczne przedłużenie umowy na skutek braku wypowiedzenia nie nakłada nowego obowiązku. Jeśli umowa najmu przedłuża się automatycznie zgodnie ze swoimi postanowieniami, właściciel nie musi ponownie dostarczać dokumentu.
Umowy zawarte przed 28 kwietnia 2023 roku – obowiązek przekazania świadectwa nie dotyczy tych umów, dopóki nie są aneksowane. Przy pierwszym aneksie po tej dacie właściciel musi dostarczyć certyfikat.
Obowiązek przekazania świadectwa energetycznego – kluczowe przypadki
| Sytuacja | Obowiązek przekazania świadectwa |
| Nowa umowa najmu po 28.04.2023 | Tak – przed podpisaniem umowy |
| Umowa zawarta przed 28.04.2023, bez zmian | Nie |
| Aneks do umowy po 28.04.2023 | Tak – jeśli certyfikat nie był wcześniej przekazany |
| Automatyczne przedłużenie umowy | Nie |
| Najem krótkoterminowy (doby) | Tak |
| Wynajem pokoju | Tak – certyfikat dla konkretnego pokoju |
| Wynajem całego budynku | Tak – certyfikat dla całego budynku |
| Wynajem lokalu w budynku wielorodzinnym | Tak – certyfikat dla konkretnego lokalu |
| Najem okazjonalny | Tak |
| Najem instytucjonalny | Tak |
Czy najemca może zrzec się prawa do otrzymania świadectwa?
Tak – ustawa dopuszcza taką możliwość. Najemca może złożyć oświadczenie, że zrzeka się prawa do otrzymania świadectwa charakterystyki energetycznej. Takie oświadczenie powinno być złożone pisemnie i dołączone do umowy najmu.
W praktyce jednak właścicielom zaleca się uzyskanie kopii certyfikatu i przekazanie jej najemcy – nawet jeśli ten wyraził gotowość do zrzeczenia się. Posiadanie potwierdzenia odbioru chroni właściciela przed ewentualnymi zarzutami o niedopełnienie obowiązku.
Warto też wiedzieć, że zrzeczenie się przez najemcę prawa do świadectwa nie zwalnia właściciela z obowiązku posiadania aktualnego certyfikatu. Właściciel musi go mieć – niezależnie od tego, czy przekaże go najemcy.
Brak świadectwa energetycznego – jakie grożą konsekwencje?
Brak świadectwa to wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5 tys. zł. Kara jest orzekana przez sąd na podstawie Kodeksu wykroczeń. Wniosek o ukaranie może złożyć policja lub prokuratura.
Kontrolę dokumentacji mogą przeprowadzać organy gminy, nadzór budowlany oraz inne uprawnione instytucje. Notariusz ma obowiązek odnotować brak świadectwa w akcie notarialnym i przekazać stosowną informację do właściwych organów.
Sankcje grożą nie tylko za brak certyfikatu przy podpisaniu umowy. Karą może być też objęte:
- przekazanie świadectwa, które utraciło ważność,
- brak informacji o klasie energetycznej lokalu w ogłoszeniu o wynajmie.
Ten ostatni punkt pomija wielu wynajmujących. Przy publikacji ogłoszenia na portalach nieruchomości właściciel ma obowiązek zamieścić wskaźniki energetyczne nieruchomości. Brak tej informacji w ogłoszeniu to osobne naruszenie.
Kto odpowiada za brak świadectwa – właściciel czy pośrednik?
Odpowiedzialność prawna spoczywa wyłącznie na właścicielu lub zarządcy nieruchomości. Agencja nieruchomości pośrednicząca w wynajmie nie ponosi kary grzywny z tytułu braku certyfikatu energetycznego. Nawet jeśli pośrednik prowadzi cały proces najmu, to wynajmujący ponosi konsekwencje niedopełnienia obowiązku.
Właściciel powinien dostarczyć audytorowi dane techniczne lokalu i zlecić sporządzenie świadectwa przed pierwszym wynajmem. Certyfikat jest ważny 10 lat – koszt jego uzyskania to jednorazowy wydatek, który amortyzuje się przez cały okres jego ważności.
Porada specjalisty Dobrego Najmu
„Obowiązek przekazania świadectwa energetycznego to jeden z tematów, o które pytają nas właściciele przekazujący nam mieszkania w zarządzanie. Widać wyraźnie, że przepisy z 2023 roku wciąż nie są powszechnie znane.
W naszej praktyce zawsze sprawdzamy, czy właściciel posiada aktualny certyfikat energetyczny przed podpisaniem pierwszej umowy najmu z nowym lokatorem. Jeśli dokumentu brakuje – pomagamy go uzyskać. Pilnujemy też dat ważności. Świadectwo wydane w 2015 roku traci ważność w 2025 – przy kolejnym aneksie lub nowej umowie właściciel musi mieć nowy dokument. Brak certyfikatu przy podpisaniu umowy to ryzyko grzywny do 5 tys. zł i potencjalny spór z najemcą. Dla nas to kwestia procedury – żadna umowa nie jest podpisywana bez weryfikacji kompletności dokumentacji.”
Chcesz inwestować? Rób to z Dobrego Najmu
Pomagamy inwestorom na każdym etapie drogi, od wyboru rentownej nieruchomości po kompleksowe zarządzanie najmem i opiekę nad lokatorami. Dzięki naszemu doświadczeniu maksymalizujesz stopy zwrotu, ciesząc się bezpieczeństwem i pełną pasywnością swoich przychodów.
- Dla niezdecydowanych – nie wiesz, od czego zacząć budowę portfela nieruchomości? Określ swoją strategię i sprawdź potencjał swoich finansów, zamawiając bezpłatną konsultacje.
- Dla szukających wiedzy – poznaj sprawdzone metody bezpiecznego wynajmu i uniknij kosztownych błędów, pobierając nasz kompleksowy ebook.
- Dla chcących konkretów – zobacz na żywo, jak profesjonalnie zarządzać nieruchomościami i maksymalizować zyski, zapisując się na najbliższy webinar.
Chcesz więcej? Nie ma problemu. W naszej bazie wiedzy możesz wybrać też inne rzeczy bonusy, które pomogą Ci zoptymalizować Twój biznes. Sprawdź – Akademia – Dobrego Najmu
Jak uzyskać świadectwo charakterystyki energetycznej?
Świadectwo sporządza audytor wpisany do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków. Rejestr jest publiczny – można go sprawdzić na stronie rejestrcheb.mrit.gov.pl. Zlecenie audytorowi spoza rejestru skutkuje nieważnym dokumentem.
Proces uzyskania świadectwa przebiega następująco:
- Właściciel zgłasza zapotrzebowanie do uprawnionego audytora.
- Audytor zbiera dane techniczne lokalu – metraż, rok budowy, rodzaj ogrzewania, stolarka okienna, ocieplenie przegród.
- Na podstawie danych sporządza świadectwo i wpisuje je do bazy rządowej.
- Właściciel otrzymuje dokument w formie elektronicznej lub papierowej.
Czas realizacji zależy od audytora – standardowo wynosi od 24 godzin do kilku dni roboczych. Koszt świadectwa dla mieszkania to zazwyczaj 200–500 zł, w zależności od metrażu i lokalizacji. To jednorazowy wydatek na 10 lat.
Świadectwo energetyczne a ochrona interesów właściciela
Posiadanie aktualnego certyfikatu chroni właściciela w kilku wymiarach. Po pierwsze – eliminuje ryzyko kary grzywny. Po drugie – precyzyjnie dokumentuje parametry energetyczne lokalu w momencie przekazania, co ogranicza pole do ewentualnych sporów z najemcą o stan techniczny nieruchomości.
Warto uzyskać pisemne potwierdzenie odbioru kopii świadectwa przez najemcę – np. podpis pod protokołem zdawczo-odbiorczym lub potwierdzenie mailowe. Bez tego właściciel może mieć trudność z udowodnieniem, że dopełnił obowiązku, jeśli sprawa trafi do sądu lub organów kontrolnych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy wynajmujący mieszkanie będzie miał obowiązek przekazać świadectwo przy każdej umowie?
Tak – wynajmujący mieszkanie ma obowiązek przekazać kopię świadectwa charakterystyki energetycznej przy zawarciu każdej nowej umowy najmu zawartej po 28 kwietnia 2023 r. Obowiązek dotyczy wszystkich form najmu: zwykłego, okazjonalnego, instytucjonalnego i krótkoterminowego.
Czy najemca może zrzec się prawa do otrzymania świadectwa?
Ustawa dopuszcza złożenie przez najemcę pisemnego oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do otrzymania certyfikatu, jednak właściciel nadal musi posiadać aktualny dokument. Nabywcy lub najemcy lokalu przysługuje prawo do informacji o charakterystyce energetycznej – zrzeczenie się tego prawa jest możliwe, ale nie zwalnia właściciela z obowiązku posiadania świadectwa.
Czy świadectwo charakterystyki energetycznej budynku wystarczy przy wynajmie pojedynczego lokalu?
Nie – w przypadku wynajmu lokalu w budynku wielorodzinnym certyfikat musi dotyczyć konkretnego mieszkania, a nie całego budynku. Świadectwa charakterystyki energetycznej budynku nie można zastąpić certyfikatem dla jednego lokalu ani odwrotnie – to dwa odrębne dokumenty o różnym zakresie.
Kto jest uprawniona do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej?
Świadectwo może sporządzić wyłącznie osoba wpisana do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju, z numerem nadanym w Centralnym Rejestrze Charakterystyki. Rejestr jest publiczny i dostępny online – przed zleceniem audytu warto sprawdzić, czy audytor figuruje w bazie.
Jak uzyskać certyfikat energetyczny dla domu jednorodzinnego przed wynajmem?
Właściciel domu jednorodzinnego zleca sporządzenie świadectwa uprawnionemu audytorowi, który zbiera dane techniczne budynku: metraż, rok budowy, rodzaj ogrzewania, ocieplenie przegród i stolarkę okienną. Na ich podstawie audytor wpisuje świadectwo do bazy rządowej i przekazuje właścicielowi dokument – standardowy czas realizacji wynosi od 24 godzin do kilku dni, a koszt to zazwyczaj 300–600 zł.
Co grozi za brak przekazania świadectwa najemcy przy podpisaniu umowy?
Brak przekazania świadectwa energetycznego przy zawarciu umowy najmu to wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5 tys. zł. Karę orzeka sąd, a wniosek o ukaranie może złożyć policja, prokuratura lub nadzór budowlany. Osobną sankcją może być brak wskaźników energetycznych w ogłoszeniu o wynajmie.
Czy obowiązek sporządzania świadectwa dotyczy wynajmu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu?
Tak – obowiązek posiadania i przekazania certyfikatu energetycznego dotyczy każdej formy najmu lokalu mieszkalnego, w tym spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Forma własności nie zmienia obowiązku – liczy się fakt zawarcia umowy najmu i przekazanie lokalu do używania za wynagrodzeniem.
Co się dzieje, gdy świadectwo wygasa w trakcie trwania umowy najmu?
Świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne przez 10 lat od daty sporządzenia. Jeśli dokument wygaśnie w trakcie obowiązywania umowy najmu, właściciel ma obowiązek uzyskać nowy certyfikat i niezwłocznie dostarczyć jego kopię najemcy. Wygaśnięcie świadectwa przed terminem może nastąpić też po przeprowadzeniu robót budowlanych zmieniających charakterystykę energetyczną lokalu – np. wymianie okien lub modernizacji ogrzewania.
